EXCEL

EXCEL

Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

Excel forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico.

ELEMENTOS DE EXCEL:

1. LIBRO: El archivo base para Excel.
   Sus archivos usan la extensión xls, como abreviatura de "Excel spreadsheet". Un libro de trabajo usualmente contiene varias hojas de trabajo. 
2. HOJA DE CALCULO: El libro contiene 1 o más hojas (máximo 256). Por defecto, Excel te da 16 hojas al abrir un libro nuevo. No obstante, podrás cambiar este número en Herramientas – Opciones. 
3. COLUMNAS: Cada hoja contiene 256 columnas, una cifra no variable.
4. FILAS: Cada hoja contiene 65.536 filas, y no se puede alterar este número. ¿Y qué pasa si suprimimos unas 10 filas? Pues, Excel nos añadirá 10 nuevas al final de la columna.
5. CELDAS: Las intersecciones entre columnas y filas son las celdas. 256 col. x 65.536 líneas te dan 16.777.216 celdas en cada hoja. Es decir suficiente.

VENTANA PRINCIPAL DE EXCEL.

Para Cambiar de Nombre HOJA1 por Práctica 1

1.- Click con el botón derecho en Hoja1

2.- Click en Cambiar Nombre

3.- Digite practica

4.- Click fuera del cuadro o presione la tecla Enter

Datos

Datos Numéricos.- Son lo Números 1,2,3,4 etc.

Datos Alfanuméricos .- Son las letras y números a,e,i,o,u, 1,2,3,

Para Guardar un archivo en su disquete

1.- Click en Archivo

2.- Click en Guardar Como

3.- Seleccionamos la unidad donde queremos Guardar Disco 3 ½ A

4.- Ingresamos el nombre del archivo Practica1

5.- Click en Guardar

Para abrir Un archivo de Excel en su disquete

1.- Click en Archivo

2.- Click en Abrir (También Usando la Barra Estándar Abrir)

3.- Seleccionamos la unidad en donde deseamos abrir el archivo disco 3 1/2 A

4.- Elegimos el archivo a Abrir Practica1

5.- Click en abrir

Técnicas Básicas De Bloques

Para dar ancho de columnas y Alto de filas

Si queremos que sea para todas las Columnas. 

Debemos seleccionar primero si es para una Columna nos ponemos en la Columna que deseamos anchar 

1.- Posiciónese en la celda A 1

2.- Click en Formato

3.- Click Columna

4.- Click en ancho por defecto el alto es 10,71 para todas las Columnas

5.- Aumentamos a 25 el ancho de Columna Luego Click en Aceptar

Note la diferencia

Si queremos que sea para todas las filas.

Debemos seleccionar primero si es para una fila nos ponemos en la fila que deseamos anchar ejemplo

1.-posiciónese en la celda A 1

2.- Click en Formato

3.- Click Fila

4.- Click en alto por defecto el alto es 12,75 para todas las filas

5.- Aumentamos a 25 el alto de la fila Luego Click en Aceptar

Note la diferencia

Manejo de Fuentes

Seleccionando en la barra de formato podemos dar formato a nuestras fuentes en la hoja electrónica,

 ya sea para N , K, S o para alineación de Texto o color.

Manejo de Bloques

Para copiar un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a copiar

2.- Click en le botón de copiar en la Barra Estándar

3.- Click en la nueva posición a copiar

4.- Click en Pegar

Para Mover un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Mover

2.- Click en le botón de Cortar(Mover) en la Barra Estándar

3.- Click en la nueva posición a Mover

4.- Click en Pegar

Para Borrar un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Borrar

2.- Presione la tecla Supr y listo.

Para Deshacer y Rehacer

1.- Click en el Botón Deshacer en la barra Estándar

2.- Click en el Botón Rehacer en la barra Estándar

Recuerde que son sus botones amigos que le ayudaran mucho cuando tengas problemas

Para Buscar y Reemplazar

1.- Click en Edición

2.- Click en Reemplazar

3.- En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea buscar y reemplazar

4.- Debajo donde dice reemplazar con se pone el texto que reemplazara

5.- una vez encontrado Buscar siguiente hasta que termine la búsqueda.

Apariencia de la Hoja

Números

Para los numero nosotros debemos darles una configuración. 

Si se trata de dinero configurarlo a moneda, si se trata de fecha o de decimales ejm.

1.- Seleccione los datos a la configuración de numero

2.- Click en Formato

3.- Click en celdas

Aquí aparecerá los formatos para Numero elegir el indicado luego Click en aceptar.

 Alineación

Para los Textos nosotros debemos darles una configuración. 

Si se trata de Textos con una alineación diferente del texto normal ejm.

1.- Seleccione los datos a la configuración de Texto alineación

2.- Click en Formato

3.- Click en celdas

4.- Click en Alineación

Aquí aparecerá los formatos para Alineación elegir el indicado luego Click en aceptar.

 Fuente

Para los Textos nosotros debemos darles una configuración Peculiar si se trata de texto configurarlo

1.- Seleccione los datos a la configuración de Fuente

2.- Click en Formato

3.- Click en celdas

4.- Click en Fuentes

Aquí aparecerá los formatos para Fuentes elegir el indicado luego Click en aceptar.

 Bordes

Para los Bordes nosotros debemos darles una configuración .

Si se trata de Bordes configurarlo de la siguiente manera ejm.

1.- Seleccione las Celdas a la configuración de Bordes

2.- Click en Formato

3.- Click en celdas

4.- Click en Bordes

Aquí aparecerá los formatos para Bordes elegir el indicado luego Click en aceptar.

 Tramas

Para el tramado nosotros debemos darles una configuración ejm.

1.- Seleccione los datos a la configuración de tramado

2.- Click en Formato

3.- Click en celdas

4.- Click en Tramas

Aquí aparecerá los formatos para Tramas elegir el indicado luego Click en aceptar.

 Uso de Funciones

En esta parte debe hacer uso de una herramienta en la cual utilizaremos funciones obviamente, 

 las mas usadas

Utilizaremos también el uso del asistente de funciones y formulas en la hoja practica. N°1

5.-Gestión del Libro

Manejo de Hoja

Para seleccionar Hoja.- En la parte inferior de la hoja hay unas barras hoja1, hoja2,hoja3.

 Para seleccionar simplemente haga Click en una de ellas.

Para insertar Hoja nueva

1.- Click en Insertar

2.- Click en hoja de calculo

Para Eliminar Hoja

1.- Click con el botón Izquierdo del Mouse 

En la Hoja que desee eliminar aparecerá un menú emergente

2.- Click en Eliminar

3.- Confirmar la eliminación de la hoja

Para ocultar y desocultar Hoja

1.- Seleccione la hoja a ocultar ejm(Hoja1)

2.- Click en Formato

3.- Click en Hoja Aparecerá diferentes opciones Ocultar Mostrar

4.- Seleccionar la opción deseada

Para Insertar Celdas , Filas y columnas

1.- Seleccione la celda ,fila o columna donde se desee Insertar

2.- Click en Insertar

3.- Elija la opción deseada.

6.- Ordenar Datos

Para esto necesitamos ingresar datos Practica N°2

Para Ordenar Datos

1.- Seleccionar los Datos a Ordenar

2.- Click en Datos

3.- Click en Ordenar

4.- Seleccione el Orden

5.-Click en Aceptar Puede Ordenar por nombres de campos.

1.  en Forma Ascendente o,
2.  Descendente puede activar la lista de encabezamiento

 Filtro y Auto filtro

1.- Seleccionar los Datos a Ordenar

2.- Click en Datos

3.- Click en Filtro

4.- Click en Auto filtro

Aparecerán unas flechas con las cuales podrás

Buscar datos con facilidad.

7.- Objetos en la hoja

Utilizaremos para ello la barra de Dibujo

Para Insertar Imágenes

1.- Click en Insertar

2.- Click en Imágenes

3.- Click en Imágenes prediseñadas

4.- Elija la imagen de su agrado

5.- Insertar

Para insertar letras Wordart

1.- Click en la barra de dibujo en la A inclinada de color azul

2.- Elija el estilo de letra

3.- Ingrese el texto

4.- Click en Aceptar

 Recuerde que con las Herramientas

De Wordart Podrá Ud. darle el diseño deseado como por ejemplo

El Utilizar ABC puede Ud.

Cambiar en forma curva o cuadrada el texto.

Así También cambiarle el color o modelo de Letra.

Para insertar Diagramas (Organigramas)

1.- Click en Insertar

2.- Click en Objeto

3.- Seleccionar MS Organization Chart 2.0

4.- Click en Aceptar

5.- Una vez Creado el Organigrama

6.- Click en Archivo

7.- Click en Salir y regresar al documento

Nota.- Los mas usados son el Subordinado

y el asistente.- Recuerde que Para trabajar mejor

1.-Click en Ver

2.-Click en 50%

Utilice las Herramientas de texto, Cuadros

Líneas para mejorar la presentación de su

Organigrama

8.-Manejo avanzado de datos

Protección de la Hoja

1.- Seleccionar la hoja a proteger

2.- Click en Herramientas

3.- Click en Proteger

4.- Click en Proteger la hoja (aparecerá un mensaje indicando que ingreses una contraseña)

5.- Ingresar la contraseña Click en aceptar , vuelva a escribir la contraseña Click en aceptar

 Desprotección de Hoja

1.- Seleccionar la hoja a proteger

2.- Click en Herramientas

3.- Click en Proteger

4.- Click en Desproteger la hoja (aparecerá un mensaje indicando que ingreses una contraseña)

5.- Ingresar Contraseña Click en Aceptar

9.- Manejo Avanzado de la hoja

Ventana Ocultar / Mostrar

1.- Click en Ventana

2.- Click en Ocultar/ Mostrar

Inmovilizar Paneles

1.- Posición de Celda

2.- Click en Ventana

3.- Click en Inmovilizar Paneles

10.- Representar datos en un gráfico

1.- Seleccionamos los datos Para crear un Grafico

2.- Click en botón para asistente de gráficos

3.- Aparecerá. Paso 1 de 4 Elija el tipo de

4.- Aparecerá. Paso 2 de 4 Elija Datos de Origen

Grafico a usar Luego Siguiente - Luego Siguiente.

3.- Aparecerá. Paso 3 de 4 Elija Opción de 4.- Aparecerá. Paso 4 de 4 Ubicación del grafico

Grafico Luego Siguiente Luego Click en Finalizar.

Como Imprimir

Para imprimir es recomendado indicarle a la maquina tu área de impresión

1.- Seleccionar toda el área que va imprimir

2.- Click en archivo

3.- Click en Área de Impresión

4.- Establecer Área de Impresión

5.- Guarde su trabajo y estará listo para configurar

Hay diferentes maneras de imprimir en Excel esta es una de ellas

1.- Click en Vista Previa

2.- Utilice márgenes para alinear los lados de su hoja

3.- Utilice configurar si sus datos no están completos

4.- En Escala dice ajustar al 100% del tamaño normal

elija 80% Click en aceptar

verifique si los datos estén bien alineados sino siga el mismo procedimiento hasta lograr mejoría.

También podrás poner encabezado y pie de página

Así como imprimir de forma vertical o Horizontal

La calidad de impresión depende de la impresora recomendable de 600ppp o mas.

Una vez configurada la pagina Click en imprimir

De igual manera funciona para los gráficos.

ACCESS

¿Que es access?

Access es un programa que le permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es un lugar donde usted puede guardar información relacionada con un tema específico. Según el uso que le va a dar a la información sabrá si necesita una base de datos de Access o un programa diferente para crear y administrar sus datos.

Ventana principal de access

Introducción

El término base de datos fue acuñado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California.

De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en que está organizada la información es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difíciles de gestionar y modificar. Por ejemplo, en una guía de teléfonos no es posible encontrar el número de un individuo si no sabemos su apellido, aunque conozcamos su domicilio.

Del mismo modo, en un archivo de pacientes en el que la información esté desordenada por el nombre de los mismos, será una tarea bastante engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona determinada. Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de datos informatizada.

Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.

Desde el punto de vista más formal, podríamos definir una base de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en máquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de información diferente y no predecibles en el tiempo.

La idea general es que estamos tratando con una colección de datos que cumplen las siguientes propiedades:

• Están estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene.
• Presentan la menor redundancia posible.
• Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.

2. Base de datos relacionales

En una computadora existen diferentes formas de almacenar información. Esto da lugar a distintos modelos de organización de la base de datos: jerárquico, red, relacional y orientada a objeto.

Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las consultas de información se especifican de forma sencilla.

Las tablas son un medio de representar la información de una forma más compacta y es posible acceder a la información contenida en dos o más tablas. Más adelante explicaremos que son las tablas.

Las bases de datos relacionales están constituidas por una o más tablas que contienen la información ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes básicas:

• Generalmente, contendrán muchas tablas.
• Una tabla sólo contiene un número fijo de campos.
• El nombre de los campos de una tabla es distinto.
• Cada registro de la tabla es único.
• El orden de los registros y de los campos no está determinados.
• Para cada campo existe un conjunto de valores posible.

3. Diseño de las bases de datos relacionales

El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la información disponible y la información que necesitamos.

La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital para la gestión efectiva de la misma. El diseño de la estructura de una tabla consiste en una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que contendrá cada uno de esos campos.

Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del campo, etc.

Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla, por ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y la dirección de este. Generalmente los diferente tispos de campos que su pueden almacenar son los siguientes: Texto (caracteres), Numérico (números), Fecha / Hora, Lógico (informaciones lógicas si/no, verdadero/falso, etc., imágenes.

En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud.

4. Microsoft access

Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clic de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado –ordenar libros, archivar documentación, etc.-.

5. Objetos de la base de datos

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

6. Conceptos básicos de una base de datos

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargaramos en dicho campo, esta puede ser:

• Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255
• Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
• Numérico: para introducir números
• Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
• Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario
• Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido
• Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
• Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
• Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web
• Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.

Propiedades generales de los campos

PROPIEDAD	DESCRIPCIÓN	TIPO DE CAMPO
Tamaño del campo	Permite establecer la longitud máxima de un campo de texto numérico.	Texto, numérico, contador
Formato	Permite determinar la apariencia de presentación de los datos, utilizando los formatos predefinidos o nuestros propios formatos	Todos, excepto OLE y Memo
Lugares decimales	Permite especificar el número de cifras decimales para mostrar los números.	Numérico y moneda
Máscara de entrada	Permite controlar y filtrar los caracteres o valores que los usuarios introducen en un control de cuadro de texto, evitando errores y facilitando su escritura.	Texto, numérico, fecha/hora, moneda
Título	Permite definir una etiqueta de campo predeterminada para un formularios o informe	Todos
Valor predeterminado	Introduce en el campo un valor cuando se agregan nuevos registros (long. Máx. 255 caracteres)	Todos, excepto OLE y contador
Regla de validación	Permite escribir la condición que deben satisfacer los datos introducidos para ser aceptados	Todos, excepto OLE y contador
Texto de validación	Define el texto del mensaje que se visualiza cuando los datos no cumplen las condiciones enumerdas en la regla de validación	Todos excepto OLE y contador
Requerido	Permite especificar si es necesario que exista un valor en un campo.	Todos excepto contador
Permitir longitud cero	Permite especificar si una cadena de longitud cero ("") es una entrada válida para el campo	Texto, memo
Indexado	Define un campo como índice o campo clave.	Texto, numérico, contador, fecha/hora.

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y haciendo clic en la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.

Access tiene una configuración predeterminada para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. Sin duda la más importante es el tamaño del campo, ya que este nos permitirá hacer una estimación del espacio ocupado por nuestra base de datos en el disco fijo.